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企业财务报销制度及报销流程

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财务报销制度及报销流程
第一部分 总则
第一条 为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为, 倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,特制定本 制度。
第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将 财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、 销售相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程 及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
第四条 借款管理规定
(一) 出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请表》按批 准额度办理借款,出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。
(二) 其他临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及 时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
(三) 各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务部备 款。

(四) 借款销账规定:(1) 借款销帐时应以借款申请单为依 据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否 则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上应在 5 个工 作日内办理销帐手续。
(五) 借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转 为个人借款从工资中扣回。
第五条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款 金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。
(二) 审批流程:主管部门经理审核签字→财务经理复核→ 总经理审批。
(三) 财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款 手续。
第三部分 经营性费用报销制度及流程
第六条 经营性费用管理规定
公司的经营性费用(包括人工费、材料费)支付,由公司的总 经 理(负责人)审批。
第七条 材料费用的支付程序:

材料进仓验收→仓库记账→财务审核→总经理审批→报账支 付
第八条 支付相关手续
(一)材料款(含原辅材料、库存商品、物料用品、低值品) 支付。
(二)支付的原始凭证须有发票、送货单及验收单、材料清 单、质检单。
(三)由供货单位开出送货单,无送货单的由收货部门开具验 收单,送货单要由送货单位加印 章,送货单或者验收单要由送 货人签名、采购经办人签名、收货验收人签名。
(四)供货方凭送货单或者验收单连同发票到财务部,经财务 部核对无误后,凭财务部开具的 双方确认的材料清单,经总经 理审批,并在发票签字后,方可支付。支付凭证(发票)须有收 款经手人签字、总经理签批、采购经办人签字。
(五)用料部门负责人须在材料员月末提交的材料汇总表上签 字确认。
(六)送货单或验收单必须填写明用料部门(项目名称)、货 物名称、规格、包装规格、数量、单价、金额,并由送货人、收 货人签章。

(七)材料款的支付,须通过银行转账支付,特殊情况须现金 支付,须提前通知公司财务 部,并经公司主管会计审核。
第四部分 日常费用报销制度及流程
第九条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公 费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。 在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第十条 费用报销的一般规定
(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管 理制 度),且发票背面有经办人签名。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格 按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致 (不得涂改);简述费用内容或事由。
(三) 按规定的审批程序报批。
(三) 报销 5000 元以上需提前一天通知财务部以便备款。
第十一条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填 写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的 申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经 理审批→到出纳处报销。

第十二条 差旅费报销制度及流程。

(一) 费用标准:

职务

交通工具

外埠市内交通费用 补贴

住宿标准

伙食标准

一般员工 50 元/天

火车硬卧 180 元/天 80 元/天

部门负责人 60 元/天

火车硬卧

240 元/天 120 元/天

总经理助理 70 元/天

飞机

300 元/天 160 元/天

总经理及以上 80 元/天

飞机

360 元/天 200 元/天

(二)费用标准的补充说明:

1. 住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住 宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。

2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时 间为准,12:00 以后出发(或 12:00 以前到达)以半天计,12: 00 以前出发(或 12:00 以后到达)以一天计。

3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制,依据实际出差天 数结算,原则上采用额度内据实报销形式,特殊情况无相*本 时可按标准领取补贴。
4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费.
5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不 予报销相关费用。
6.期间发生的健身娱乐美容费用,酒店内的任何购物费用和 房间小酒吧的费用,差地商场等地方发生的任何私人购物费用以 及公司指定审批人认为不的报销的相关费用不得报销
(三) 报销流程
1. 出差申请:拟出差人员首先填写《出差申请表》,详细 注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目 等,出差申请单由总经理批准。
2. 借支差旅费:出差人员将审批过的《出差申请表》交财 务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。
3. 返回报销:出差人员应在回公司后五个工作日内办理报 销事宜,根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》,部门经理审 核签字,财务部审核签字,总经理审批;原则上前款未清者不予 办理新的借支。

第十三条 电话费报销制度及流程
(一) 费用标准
1. 移动通讯费:为了兼顾效率与公*的原则,员工的手机 费用的报销采用与岗位相关制,即依据不同岗位,根据员工工作 性质和职位不同设定不同的报销标准,具体标准见行政部相关管 理制度规定。
(二)报销流程
1、 公司人力资源部每月初(10 日前)将本月员工手机费 执行标准(含特批执行标准)交财务部。
2、 财务部通知员工于每月中旬(20 日前)按话费标准将 发票交财务部集中办理报销手续。
3、 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手 机费报批手续。
4、 员工到财务部出纳处签字领款。
第十四条 交通费报销制度及流程
(一) 费用标准:(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定 申请公司派车,在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后 可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。

(二) 报销流程
1. 员工整理交通车票(含因公公交车票),在车票背面签 经办人名字,并由行政部派车人员签字确认,按规定填好《交通 费报销单》。
2. 审批:按日常费用审批程序审批。
3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
第十五条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行 政部统一管理,集中购置,并指定专人负责。
(二)报销流程
1.购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预 算管理办法编制购置预算,实际购置时填写购置申请单按资产管 理办法规定报批。
2.报销程序:报销人先填写费用报销单(附出入库单),按 日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账 小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

3.费用归集:财务部按月根据行政部提供的各部门领用金 额统计表,归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用, 待实际领用时分摊。
第十六条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
(一)费用标准
1. 招待费:为了规范招待费的支出,大额招待费应事前征 得总经理的同意。
2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司 人力资源部门统一管理,各部门培训需求应及时报送人力资源。 人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3. 资料费:在保证满足需要的前提下,尽量节约成本,注 意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》, 在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员 在资料发票背面签字)。
4.其他费用:根据实际需要据实支付。
( 二)报销流程:
1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办 理报销手续。

2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理 报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续,按审批程序审批后 的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第五部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
第十七条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险 及各项福利等,此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
第十八条 工薪福利支付流程
(一) 工资支付流程:(1)每月 20 日由人力资源部将本月 经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、 扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;(2)总经 理提供职工月度奖金分配表;(3)财务部根据奖金表及支付标 准编制标准格式的工资表;(4)按工薪审批程序审批;(5)每 月由财务部通过银行代发或现金形式支付工资;(6)每月末之 前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。
(二)临时工资支付流程同工资支付流程。

(三)社会保险及住房公积金支付流程:(1)由人力资源 部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务 处理;(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐 支票支付;社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续, 财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认,若有差 异应查明原因并按实际情况进行调整。
(四)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标 准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核 →报总经理审批,审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销 手续。
第六部分 专项支出财务报销制度及流程
第十九条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾 问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第二十条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
(一) 填写购置申请:按公司《资产管理制度》相关规定填 写《资产购置申请单》并报批。
(二) 报销标准:相关的合同协议及批准生效的购置申请。
(三) 结账报销:(1)资产验收(软件应安装调试)无误后, 经办人凭发票等资*炖沓鋈肟馐中垂娑ㄌ钚幢ㄏィň

人在发票背面签字并附出入库单);(2)按资金支出规定审批 程序审批;(3)财务部根据审批后的报销单以支票形式付款; (4)若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在 5 个工 作日内办理报销手续。
第二十一条 其他专项支出报销制度及流程
(一) 费用范围:其他专项支出包括其他所有专门立项的费 用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公 室装修及其他专项费用)支出。
(二) 费用标准:此类费用一般金额较大,由主管部门经理 根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用 预算及相关收益预测表等),经总经理签署审核意见后报董事长 及其授权人审批。
(三) 财务报销流程
1.审批后的报告文件到财务部备案,以便财务备款。
2.签订合同:由直接负责部门与合作方签订正式合作合同, (合同签订前由公司法律顾问的审核,合同应注明付款方式等)。
3.付款流程:(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报 销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程 序审批:主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批;(3)

财务部根据审批后的报销单金额付款;(4)若需提前借款,应 按借款规定办理借支手续,并在 5 个工作日内办理报销手续。
第七部分 报销时间的具体规定 第二十二条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方 便员工费用报销,财务部将报销时间具体安排如下: 1.财务报销:公司财务部每周二为财务报销日。若当月的 最后一个报销日在该月的 28 日以后,为了便于财务部集中时间 月末结账,该报销日停止财务报销。 2.借支及其他业务的不受以上的时间限制,可随时办理。 第八部分 附则 第二十三条 本制度解释权归公司财务部。 第二十四条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长 或其授权人签字后生效。




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